Hệ thống dịch vụ công trực tuyến mức độ 3

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Panda xin giới thiệu đến Quý đơn vị bảng mô tả chức năng hệ thống dịch vụ hành chánh công trực tuyến mức độ 3 như sau:

I. GIỚI THIỆU

1. Dịch vụ hành chánh công là:  những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

2. Dịch vụ công trực tuyến là: dịch vụ hành chánh công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

3. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: là dịch vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ.

4. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

5. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

II. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1.  Mục tiêu

Cung cấp dịch vụ hành chánh công cho phép điền và gửi trực tuyến trên mạng các mẫu đơn, hồ sơ tới cơ quan, cán bộ thụ lý (mức độ 3).

Các dịch vụ hành chánh công nêu trên được lựa chọn triển khai thực hiện với các lý do sau đây:

•  Tần suất thực hiện lớn, phổ dụng, có tính khả thi.
•  Phạm vi ứng dụng rộng do tất cả các quận, huyện đều triển khai thực hiện một cách thống nhất.
•  Có điều kiện thực hiện trực tuyến thuận lợi do thủ tục, quy trình thực hiện rõ ràng, việc quản lý, vận hành sẽ dễ dàng hơn.
• Công dân dễ dàng sử dụng các dịch vụ này trên môi trường trực tuyến, tạo điều kiện cho người dân làm quen dần với việc thực hiện các dịch vụ công và giao tiếp với các cơ quan Nhà nước qua Cổng thông tin điện tử.

2.  Yêu cầu

Sản phẩm dịch vụ hành chánh công trực tuyến thỏa mãn các yêu cầu sau:

• Hệ thống cho phép điền và gửi trực tuyến trên mạng các mẫu đơn, hồ sơ tới cơ quan, cán bộ thụ lý và tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến hoặc qua thư điện tử,
• Sử dụng tối đa cơ sở vật chất, trang thiết bị, giải pháp phần mềm, nhân lực hiện có.
• Xuất thông tin, báo cáo theo yêu cầu quản lý.
• Bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, khả thi.
• Xây dựng mô hình mẫu cho việc triển khai các dịch vụ hành chánh công trực tuyến trong những năm tiếp theo.

III.  GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

1.  Người sử dụng

1.1  Công dân, doanh nghiệp

Công dân, doanh nghiệp là những thành viên có nhu cầu sử dụng các dịch vụ hành chánh công được cung cấp.

Chức năng:

• Đăng ký hồ sơ.
• Xem và kiểm tra trạng thái hồ sơ.
• Chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ khi được yêu cầu.

1.2  Bộ phận một cửa

Bộ phận một cửa tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ tại cơ quan thụ lý

Chức năng, nhiệm vụ:

• Nhận và kiểm định sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ, ghi biên nhận.
• Lập phiếu, chuyển hồ sơ cho các phòng chuyên môn xử lý.
• Nhận lại hồ sơ đã giải quyết từ các phòng.
• Trả hồ sơ cho công dân.

1.3  Phòng, tổ chuyên môn

Phòng tổ chuyên môn giải quyết các hồ sơ do bộ phận một cửa tiếp nhận

Chức năng, nhiệm vụ:

• Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa.
• Xem xét và giải quyết hồ sơ.
• In giấy chứng nhận, giấy phép.. gửi lãnh đạo duyệt ký.
• Trả hồ sơ cho bộ phận một cửa.

1.4  Lãnh đạo

Lãnh đạo xem xét, duyệt ký giấy chứng nhận, giấy phép… cho công dân.

Chức năng, nhiệm vụ:

• Xem xét và duyệt ký giấy chứng nhận, giấy phép.. do phòng, tổ chuyên môn thụ lý hồ sơ gửi

2.Quy trình của công dân

2.1 Đăng ký tài khoản:

• Người dùng vào cổng thông tin, nhập đầy đủ thông tin tài khoản thành viên vào biểu mẫu đăng ký và lưu thông tin tài khoản.
• Khi người dùng thực hiện lưu thông tin tài khoản, hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem tài khoản có hợp lệ không. Nếu tài khoản không hợp lệ, hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại thông tin. Nếu tài khoản hợp lệ, hệ thống sẽ lưu tài khoản vào hệ thống cơ sở dữ liệu và gửi mail yêu cầu kích hoạt tài khoản vào mail của người dùng(email được khai báo trên form đăng ký).
• Tài khoản mới được tạo ra chưa có hiệu lực sử dụng trên cổng thông tin tới khi người dùng kích hoạt hiệu lực tài khoản từ email của mình.

2.2  Đăng ký hồ sơ

• Sau khi đăng nhập vào hệ thống, nếu tài khoản hợp lệ, hệ thống sẽ cho phép người dùng chọn dịch vụ từ Danh Sách Dịch Vụ và Đơn Vị Thụ Lý Hồ Sơ.
• Sau khi chọn xong Danh Sách Dịch Vụ và Đơn Vị Thụ Lý Hồ Sơ cần gửi đến, Hệ thống sẽ hiển thị biểu mẫu nhập liệu cho người dùng nhập vào.
• Hệ thống cung cấp chức năng đính kèm file trong hồ sơ, người dùng có thể gửi kèm các loại giấy tờ kèm theo như: tài liệu, chứng minh thư, giấy khai sinh…
• Khi người dùng lưu thông tin hồ sơ, hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của thông tin hồ sơ. Nếu thông tin hồ sơ chưa hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại hồ sơ. Nếu hợp lệ, hệ thống sẽ lưu thông tin hồ sơ và gửi yêu cầu xác thực hồ sơ vào email người dùng.
• Hồ sơ đăng ký mới chỉ có hiệu lực(được chuyển tới bộ phận 1 cửa xem xét tiếp nhận) tới tận khi người dùng xác thực hồ sơ từ email của mình.

2.3  Chỉnh sửa bổ sung hồ sơ

• Sau khi người dùng kích vào nút Cập nhật nội dung hồ sơ xuất hiện cửa sổ thông báo “Cập nhật thông tin thành công” và cho phép người dùng có thể Chỉnh sửa bổ sung hồ sơ.
• Trường hợp công dân nhận được yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ từ phía cơ quan thụ lý hồ sơ (thông qua việc kiểm tra trạng thái hồ sơ qua email hoặc từ website).
• Khi nhận được email yêu cầu bổ sung hồ sơ, người dùng kích vào đường link kèm theo để mở trang cạp nhật nội dung hồ sơ.
• Người bổ sung, cập nhật thông tin hồ sơ và kích vào nút Cập nhật nội dung hồ sơ.
• Sau khi bổ sung và cập nhật hồ sơ, hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thông tin. Nếu thông tin bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ, hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại hồ sơ. Nếu hợp lệ, hệ thống sẽ lưu thông tin hồ sơ, cập nhật trạng thái và gửi email thông báo cho người dùng.

Lưu ý: Sau khi người dùng chỉnh sửa, bổ sung nội dung hồ sơ, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái hồ sơ về chờ tiếp nhận.

2.4 Tra cứu trạng thái hồ sơ

• Người dùng phải đăng nhập vào hệ thống nếu muốn sử dụng dịch vụ Tra cứu trạng thái hồ sơ
• Sau khi người dùng chọn dịch vụ và cơ quan thụ lý hồ sơ. Người dùng tra cứu bằng cách nhập số biên nhận hồ sơ. Số biên nhận do cơ quan thụ lý sau khi đã tiếp nhận hồ sơ, hệ thống sẽ gửi email thông báo cho người dùng số biên nhận hồ sơ.
• Hệ thống thông báo trạng thái hồ sơ cho người dùng.

3.  Quy trình của cơ quan thụ lý hồ sơ

3.1. Tiếp nhận hồ sơ

Mô tả: Thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, cán bộ tại bộ phận một cửa của cơ quan thụ lý thực hiện các thao tác sau:

• Đăng nhập vào trang quản trị dịch vụ công
• Chọn dịch vụ công cần làm việc từ danh sách dịch vụ công của cơ quan.
• Tại giao diện quản trị dịch vụ, cán bộ tiếp nhận chọn danh sách hồ sơ đang chờ tiếp nhận. Sau đó chọn từng hồ sơ cụ thể và xem thông tin chi tiết của hồ sơ.
• Cán bộ tiếp nhận xem xét, kiểm tra thông tin trên hồ sơ đã đầy đủ hay chưa.
  • Nếu đầy đủ: Cán bộ tiếp nhận cập nhật mã số biên nhận, in hồ sơ và chuyển trạng thái Hồ sơ đang thụ lý
  • Nếu chưa đầy đủ thông tin: Cán bộ tiếp nhận từ chối tiếp nhận và ghi lý do từ chối, thong tin phản hồi sẻ được gửi vào mail của người dùng.

3.2. Quy trình thụ lý hồ sơ

• Nếu hồ sơ đầy đủ thông tin theo yêu cầu thì tiến hành xử lý hồ sơ và trả hồ sơ cho người đăng ký hồ sơ .
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ các thông tin, cán bộ thụ lý hồ sơ có thể yêu cầu bổ sung thêm các tài liệu liên quan đến việc thụ lý hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ của công dân.
• Sau khi cán bộ thụ lý yêu cầu bổ sung thông tin, hồ sơ sẽ quay trở lại trạng thái chờ tiếp nhận.

3.3 Trả hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ và hoàn tất công việc, cán bộ một cửa thực hiện việc trả hồ sơ trên hệ thống. Khi đó hệ thống sẽ gửi mail đến người dùng thông báo hồ sơ đã được xử lý hoàn tất.

3.4 Thông báo trạng thái hồ sơ:

Thông báo trạng thái hồ sơ chia làm 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Người dùng gửi hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công trực tuyến sẽ tra cứu trạng thái hồ sơ như mục 3.4

Trường hợp 2: Người dùng gửi hồ sơ trực tiếp đến bộ phận một cửa nhưng vẫn có thể tra cứu trạng thái hồ sơ đã đăng ký qua hệ thống DVHCC trực tuyến.

• Sau khi nhận bảng in hồ sơ từ bộ phận một cửa, cán bộ thụ lý thực hiện việc thẩm định, kiểm tra hồ sơ. Cán bộ thụ lý có trách nhiệm cung cấp các thông tin về trạng thái hồ sơ cho bộ phận một cửa trong quá trình xử lý hồ sơ thông qua hệ thống công trực tuyến.
• Khi cán bộ cập nhật thông tin trạng thái hồ sơ, Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo trạng thái vào mail của người dùng.

Người dùng đăng ký tài khoản và sử dụng số biên nhận được cung cấp khi đăng ký hồ sơ trực tiếp đến bộ phận một cửa để tra cứu trạng thái hồ sơ.